REGULAMIN
MIĘDZYNARODOWEJ KONFERENCJI SADOWNICZEJ JAGODOWE TRENDY 2022
- NAZWA
Wystawa – Międzynarodowa Konferencja Sadownicza Jagodowe Trendy 2021.
- TERMIN I GODZINY OTWARCIA
25 – 26 listopada 2022 roku
25 listopada 2022 roku (piątek) – godziny otwarcia 8.30–17.00
26 listopada 2022 roku (sobota) – godziny otwarcia 8.30–16.00
- LOKALIZACJA
Hala Sportowa Powiatowego Centrum Sportu i Rekreacji w Kraśniku, Adres: ul. Słowackiego 7
- ORGANIZATOR
Związek Sadowników Rzeczpospolitej Polskiej, ul. Sportowa 4a 05-600 Grójec,
tel.: 48 664 37 79, faks: 48 664 37 79, e-mail: biuro@jagodowetrendy.pl, KRS 0000064543, NIP 797 16 44 689, REGON 671 95 95 56.
- ZNAK TOWAROWY
Właścicielem znaku towarowego JAGODOWE TRENDY jest Związek Sadowników Rzeczpospolitej Polskiej z siedziba w Grójcu, ul. Sportowa 4a.
- ZAKRES TEMATYCZNY MIĘDZYNARODWEJ KONFERENCJI:
– sadownictwo,
– maszyny rolnicze,
– wydawnictwa branżowe,
– administracja samorządowa, – stowarzyszenia branżowe.
- WARUNKI UCZESTNICTWA:
► ZWIEDZAJĄCYCH
7.1. Zwiedzający mają bezpłatny wstęp z zachowaniem zasad BHP oraz Przeciwpożarowych.
7.1.2 Zwiedzający, uprawniony jest do bezpłatnego uzyskania materiałów konferencyjnych oraz szatni.
7.1.3 Usługi gastronomiczne są odpłatne.
7.1.4 Do przebywania na terenie Wystawy poza godzinami otwarcia dla zwiedzających upoważnieni są wyłącznie Organizatorzy oraz Ochrona obiektu
► WYSTAWCÓW
7.2. Wystawca nabywa prawo do udziału w Wystawie:
- a) po uprzedniej rejestracji Wystawcy za pośrednictwem systemu rejestracyjnego Organizatora na stronie jagodowetrendy.pl;
b) po wypełnieniu zgłoszenia uczestnictwa w Targach za pośrednictwem systemu rejestracyjnego Organizatora;
c) po otrzymaniu od Organizatora potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia udziału w Targach wysłanego z systemu rejestracyjnego Organizatora;
d) po terminowym dokonaniu opłaty za powierzchnię wystawienniczą oraz dodatkowo zamówione usługi.
7.2.1. Z chwilą otrzymania przez Wystawcę potwierdzenia przyjęcia zamówienia, umowa między Organizatorem, a Wystawcą dotycząca uczestnictwa w Wystawie uznana jest za zawartą i jest równoznaczna z obowiązkiem dokonania zapłaty.
7.2.2. Zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem systemu rejestracyjnego na stronie internetowej Organizatora oznacza wyrażenie zgody na warunki wynikające z niniejszego Regulaminu, który zostaje tym samym przyjęty przez Wystawcę i stanowi integralną część umowy zawartej między Organizatorem i Wystawcą.
7.2.3. Organizator ma prawo nie dopuścić Wystawcy do udziału w Targach w przypadku, gdy Wystawca nie uiści stosownych opłat za udział w Wystawie, o których mowa w pkt. 7.2.d).
7.2.4. Wystawca nie jest uprawniony do podnajmowania lub oddawania do użytku części stoiska bez zgody Organizatora.
7.2.5. Dopuszcza się zgłoszenie przez Wystawcę innej firmy jako Podwystawcy. Należy wtedy wskazać jedną osobę, która jest upoważniona do reprezentowania firm oraz będzie odpowiedzialna za kontakt z Organizatorem.
7.2.6. Podwystawca nabywa prawo do udziału w Targach po poinformowaniu Organizatora przez Wystawcę głównego w formie e-maila uwzględniającego podział kosztów, jego dane teleadresowe z danymi do wystawienia Faktury, oraz dokonaniu uzgodnionej opłaty wraz z opłatą rejestracyjną.
7.2.7. Podwystawca zobowiązany jest do przestrzegania zapisów zawartych w Regulaminie Wystawy – Międzynarodowej Konferencji Sadowniczej Jagodowe Trendy 2022.
- WARUNKI PŁATNOŚCI
8.1. Cena powierzchni stoiska i obowiązkowa opłata rejestracyjna są zawarte w systemie rejestracyjnym znajdującym się na stronie www.jagodowetrendy.pl. Warunkiem udziału i odbioru Stoiska tj. wykupionej powierzchni wystawienniczej wraz z zabudową, jest uregulowanie wszelkich związanych z tym opłat.
8.2. Organizator dla zgłoszeń dokonanych zgodnie z Regulaminem wystawi Fakturę VAT najwcześniej miesiąc przed terminem wystawy. Rezerwację planujemy prowadzić do 10 listopada 2022 roku za wyjątkiem zamówień zawartych w punkcie 11.2. Zgłoszenia dokonane w listopadzie 2022r. będą fakturowane na bieżąco zgodnie z kolejnością wpływu.
8.3 Wpłata należnej kwoty jest warunkiem uczestnictwa. Organizator ma prawo nie dopuścić Wystawcy do udziału w Wystawie jeśli opłata za udział nie zostanie wniesiona w wyznaczonym terminie zawartym w Fakturze VAT .
8.4. Faktura VAT za udział w Wystawie będzie wysłana przez Organizatora do Wystawcy drogą elektroniczną w wersji PDF.
8.5. Odbiór stoisk w zabudowie nastąpi w dniu poprzedzającym wystawę po godzinie 16 – tej
8.6. Ustawienie maszyn nastąpi w dniu poprzedzającym wystawę od godziny 11 – tej. Rozładunek maszyn, która wymaga wynajmu podnośnika widłowego dokonana będzie na podstawie zgłoszenia Wystawcy w zamówieniu powierzchni wystawienniczej za dodatkową opłatą doliczoną przez Organizatora.
9.REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA W WYSTAWIE
9.1. Wystawca ma prawo do rezygnacji z udziału w Targach do 14 października 2022 roku włącznie tj. na 40 dni przed rozpoczęciem Wystawy. Warunkiem rezygnacji jest wysyłanie pocztą elektroniczną zeskanowanego dokumentu rezygnacji opatrzonego pieczątką i podpisem osoby do tego upoważnionej na adres: biuro@jagodowetrendy.pl.
9.2. W przypadku rezygnacji po 14 października 2022 roku Wystawca jest zobowiązany uregulować 100% należności za wynajem powierzchni wystawienniczej wraz z pozostałymi kosztami wszystkich zamówionych wcześniej usług, tj. kosztami opłaty rejestracyjnej, zabudowy powierzchni wystawienniczej, oraz dodatkowych zamówień.
9.3. Brak odbioru stoiska przez Wystawcę w dniu poprzedzającym Wystawę oraz nie zagospodarowanie go traktowane będzie, jako rezygnacja z udziału w Wystawie, z konsekwencjami określonymi w pkt.9.2. niniejszego Regulaminu.
9.4. Organizator Targów nie ponosi żadnych konsekwencji materialnych i niematerialnych za starty spowodowane wystąpieniem siły wyższej powstałej bez udziału stron. Za siłę wyższą uważa się wszelkie zdarzenia zewnętrzne, których nie dało się przewidzieć w chwili zawarcia umowy i na które żadna ze stron nie będzie miała wpływu, w szczególności działania wojenne, rozruchy, klęski żywiołowe, pandemia lub jakiekolwiek inne.
- LOKALIZACJA STOISKA
10.1. Organizator Targów nie ma wpływu na wybór stoiska wystawienniczego oprócz stoisk Sponsorów Głównych i Partnerów. Wystawca dokonuje wyboru stoiska samodzielnie na podstawie planu zabudowy w aktywnym systemie rezerwacji. Organizator w porozumieniu z Wystawcą może dokonać korekty umiejscowienia stoiska ze względu na brak rezerwacji wszystkich z zaplanowanych stoisk dla zachowania zwartej zabudowy.
11.WYPOSAŻENIE STOISKA I USŁUGI DODATKOWE
11.1. Wystawca może eksponować swoją firmę poprzez wynajęcie:
- a) niezabudowanej powierzchni wystawienniczej w ramach której ma zapewnione:
– ogólne oświetlenie terenu Wystawy,
– ogólną ochronę terenu Wystawy,
– sprzątanie ciągów komunikacyjnych Wystawy, - b) zabudowanej powierzchni wystawienniczej w systemie Octanorm w ramach której ma zapewnione:
– zabudowę w systemie Octanorm (białe ściany ze stelażem o wysokości 2,4m, fryz z numerem stoiska i nazwą firmy),
– stolik, 4 krzesła, wieszak, kosz na śmieci, lada, hoker,
– wykładzinę w obrębie stoiska,
– jedno podwójne gniazdko elektryczne,
– doprowadzenie prądu 230 V,
– 1 punkt świetlny na każde pełne 3m2,
– ogólne oświetlenie terenu Targów,
– ogólną ochronę terenu Targów,
– sprzątanie ciągów komunikacyjnych Targów, - c) powierzchnię niezabudowaną na ekspozycję maszyn w ogrzewanej Hali namiotowej.
W ramach opłaty za powierzchnię wystawienniczą w hali Organizator zapewnia:
– ogólne oświetlenie terenu Targów,
– stolik i dwa krzesła, – możliwość skorzystania z energii elektrycznej,
– ogólną ochronę terenu Targów,
11.2. Wszystkie dodatkowe usługi związane z urządzeniem i wyposażeniem stoiska są odpłatne i będą świadczone na podstawie zamówienia wyposażenia dodatkowego zgłoszonego przez Wystawcę u wykonawcy zabudowy według Jego cennika. Termin zgłaszania zamówienia do 15 października 2022 roku. Kontakt w zakładce „Zabudowa” na stronie www.jagodowetrendy.pl
11.3. Rezygnacja z części wyposażenia standardowego nie powoduje zmniejszenia ceny.
11.4 Nie przewiduje się możliwości wykonania zabudowy poza głównym wykonawcą – czyli Leaf Media Sp. z o.o.
- ZASADY PREZENTACJI EKSPONATÓW l USŁUG
12.1. Wystawca jest zobowiązany do prezentacji swojej oferty zgodnej z zakresem tematycznym Targów, określonym w punkcie 6. Regulaminu Targów. W przypadku, gdy firma chce zaprezentować ofertę niezgodną z tematyką Targów, Organizator może odmówić udziału w Targach.
12.2. W hali targowej zabrania się wykonywania w ciągach komunikacyjnych, ewakuacyjnych oraz pożarowych konstrukcji oraz stawiania eksponatów.
12.3. Wystawca zobowiązany jest do poinformowania Organizatora o zamiarze eksponowania elementów, których waga przekracza 500 kg
12.4. Ekspozycja niezgodna z zakresem tematycznym Targów podlega odrębnych uzgodnień z Organizatorem.
- REKLAMA
13.1. Wystawca ma prawo do reklamy swojej firmy i jej produktów wyłącznie w obrębie własnego stoiska poprzez materiały promocyjne: ulotki, oferty, plakaty, foldery, gadżety itp.
a także poprzez reklamę audiowizualną (przy użyciu komputerów, odtwarzaczy audio wideo, rzutników, monitorów – w sposób niewpływający na prezentacje na sąsiadujących stoiskach).
13.2. Reklamę Wystawca przygotowuje na własny koszt i odpowiedzialność.
13.3. Reklama na terenie Wystawy – poza stoiskiem – jest odpłatna i będzie wykonana na podstawie dodatkowego zamówienia według cennika Organizatora
13.8. Organizator umieszcza listę wystawców na stronie internetowej www.jagodowetrendy.pl najpóźniej na 3 dni przed terminem rozpoczęcia Wystawy.
- PRZEPISY PORZĄDKOWE I ORGANIZACYJNE
14.1. Wystawca ma obowiązek zgłosić się do Organizatora Wystawy celu dokonania rejestracji. Wystawca otrzyma materiały konferencyjne, po czym zostanie mu przekazane stoisko.
14.2. Do przebywania na terenie Wystawy poza godzinami otwarcia dla zwiedzających upoważnione są wyłącznie osoby posiadające identyfikatory wydane przez Organizatora.
14.3. Liczba identyfikatorów nie jest uzależniona od wielkości powierzchni stoiska i wynosi dwa na firmę.
14.4. Poza godzinami otwarcia Wystawy dla zwiedzających Organizator ma prawo nie wpuścić lub usunąć z terenu Wystawy osoby, które nie posiadają identyfikatorów.
14.5. Wystawca jest zobowiązany do opuszczenia zajmowanego stoiska zgodnie harmonogramem czasowym.
14.6. Wystawca jest zobowiązany do utrzymania czystości na swoim stoisku na własny koszt.
- KORZYSTANIE Z PARKINGU
15.1. Parking dla Wystawców jest bezpłatny w godzinach trwania Wystawy, w tym również w dniu montażu i demontażu.
15.2 Parking dla Zwiedzających jest bezpłatny w godzinach trwania Wystawy.
15.3. Samochody pozostawione w miejscach niedozwolonych będą usuwane na koszt Wystawcy lub właściciela
- PRZEPISY PRZECIWPOŻAROWE
16.1. Na terenie Wystawy, poza miejscami wyznaczonymi, obowiązuje zakaz palenia tytoniu i używania ognia.
16.3. Zabrania się parkowania pojazdów oraz składowania towarów na wyznaczonych drogach komunikacyjnych i ewakuacyjnych. Pojazdy i towary pozostawione na tych drogach zostaną usunięte odpłatnie.
16.4. W przypadku zauważenia pożaru lub innego zagrożenia należy:
– niezwłocznie powiadomić osoby znajdujące się w pobliżu miejsca zagrożenia, Państwową Straż Pożarną (tel. 998, 112), służby ppoż. dyżurujące na terenie obiektu i Organizatora,
– zachować spokój i nie dopuścić do paniki,
– podporządkować się kierującemu akcją ratowniczą.
- PRZEPISY BHP
17.1. Wystawcy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników wykonujących prace na terenie Wystawy.
17.2. Maszyny, silniki i urządzenia mogą być uruchomione pod warunkiem wyposażenia ich we wszelkie przepisowe elementy ochronne i osłony zapobiegające dostępowi osób nieuprawnionych, po uprzednim uzyskaniu zgody od osoby pełniącej dyżur przeciwpożarowy. Osoby obsługujące taki sprzęt muszą posiadać wszelkie niezbędne uprawnienia.
17.3. W zakresie spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy nieobjętych niniejszymi przepisami mają zastosowanie przepisy ogólne BHP obowiązujące w Polsce.
- UBEZPIECZENIE I WYŁĄCZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI
18.1. Przebywanie na terenie Wystawy poza godzinami ich otwarcia dopuszcza się tylko w uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu zgody Organizatora i przedstawiciela agencji ochrony odpowiedzialnego w tym czasie za bezpieczeństwo terenu.
18.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę, uszkodzenie lub zniszczenie eksponatów i rzeczy ruchomych pozostawionych na stoisku oraz wypadki na stoiskach Wystawców podczas trwania Wystawy, a także w okresie montażu i demontażu.
18.3. Organizator nie odpowiada za szkody i straty poniesione przez Wystawcę w wyniku: pożaru, powodzi, wichury, eksplozji, przerwy w dostawie prądu, a także działania siły wyższej. Wystawca ma obowiązek ubezpieczyć eksponaty na własny koszt. Poza godzinami otwarcia Organizator zapewnia ochronę terenu Targów.
- REKLAMACJE
19.1. Wystawca ma prawo do złożenia pisemnej reklamacji w razie zastrzeżeń wobec usług wystawienniczych realizowanych przez Organizatora w terminie 14 dni od dnia zakończenia Wystawy.
19.2. Reklamacje należy przesłać do Biura Organizatora na adres: Związek Sadowników RP ul. Sportowa 4a, 05-600 Grójec.
19.3. Reklamacje będą rozpatrywane w terminie 30 dni od daty wpłynięcia do biura Organizatora. Wystawca otrzyma pisemną odpowiedź dotyczącą zgłoszonych zastrzeżeń.
19.4. Reklamacje składane po tym terminie nie będą rozpatrywane.
- OCHRONA DANYCH
20.1. Wystawca wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w tym upublicznienie jego wizerunku przez Organizatora w celu wykonania niniejszej umowy oraz organizacji kolejnych edycji Wystawy.
20.2. Organizator ma prawo do rejestracji przebiegu Wystawy i wydarzeń im towarzyszących przy pomocy urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk oraz jego emisji w celach reklamowo-promocyjnych. Organizator ma prawo do korzystania z takiego nagrania lub jego fragmentu bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, bez konieczności zapłaty wynagrodzenia za korzystanie z wizerunku Wystawcy lub innej osoby przebywającej na terenie Wystawy.
- POSTANOWIENIA KOŃCOWE
21.1. Wszelkie dodatkowe zalecenia niezawarte w niniejszym Regulaminie, a przedstawione przez Organizatora Wystawcy w formie pisemnej, są obowiązujące.
21.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za stan prawny oraz jakość prezentowanych eksponatów i rozdawanych materiałów promocyjnych (w tym poligraficznych) przez Wystawców.
21.3. W stosunkach prawnych pomiędzy Wystawcą a Organizatorem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, zaś ewentualne spory rozpatrywane będą przez właściwy Sąd.
21.4. Organizator ma prawo do usunięcia nielegalnych ekspozycji osób, które nie przestrzegają Regulaminu Wystawy.
ORGANIZATOR MIĘDZYNARODOWEJ
KONFERENCJI SADOWNICZEJ JAGODOWE TRENDY 2022